Calculando el ROI en la Gestión de Activos de Software y TI

Beneficios de la Gestión de Activos de TI y Software

En el entorno empresarial cada vez más competitivo de hoy en día, las empresas se están dando cuenta de que ya no pueden permitirse el lujo de tratar la TI y la Gestión de Activos de Software (IT / SAM) como una iniciativa para implementar “cuando el tiempo lo permita”. Mantener los costos de TI alineados y gestionar el riesgo asociado con los activos de TI, al tiempo que obtiene el máximo valor de las inversiones de TI existentes y futuras.

Gartner Research valida esta tendencia, estimando que “las empresas que gestionan sistemáticamente el ciclo de vida de sus activos de TI reducirán el costo por activo en un 30% durante el primer año y entre un 5% y un 10% anual durante los próximos cinco años.

¿Dónde están los beneficios?

Específicamente, la implementación de programas efectivos de IT/SAM ha ayudado a compañías en los siguientes puntos:

  1. Reducir el TCO (Total Cost of Ownership) relacionados a los activos de IT
    1. Elimina la necesidad de auditar manualmente el equipamiento y los recursos, ayudando a evitar y reducir costos innecesarios de licenciamiento y reduciendo por consiguiente los costos asociados a mesa de ayuda.
  2. Gestionar efectivamente el cambio tecnológico
    1. Ayuda a desarrollar modelos de contrataciones y relaciones con los proveedores que se ajustan y adaptan a actuales y futuras necesidades de la compañía, mediante la recolección activa de información que ayuda a la migración, actualización y mantenimiento de los activos.
  3. Minimizar los riesgos de seguridad
    1. Previniendo el uso no-autorizado de software y hardware y reforzando / restringiendo que se cumplan los estándares organizacionales definidos.
  4. Limitar (y evitar) los riesgos de no conformidades/ homologaciones (compliance en la jerga SOX o ISO)
    1. Identificando PCs con aplicaciones sin licencias
    2. Previniendo que los empleados utilicen software no autorizado y riesgoso
    3. Obteniendo reportes exhaustivos en eventos de auditorías y controles de rutina

Aunque las razones para adoptar un programa de TI / SAM son muchas, los gerentes de TI con frecuencia tienen dificultades para justificar un aumento en el gasto para obtener otra aplicación que promete ofrecer una panacea de los beneficios del negocio, Implementar procesos y dedicar personal para apoyar esa aplicación. Por lo tanto, los administradores de TI deben demostrar un retorno inmediato e incondicional de cualquier inversión en TI.

Ahorros asociados con la Gestión de Activos de TI

Para realizar el cálculo (tentativo) de un ROI primero se deben identificar y calcular los ahorros realizados mediante la implementación de una herramienta efectiva de IT/SAM.

Eliminar inventarios Manuales

En muchas ocasiones las organizaciones realizan un inventario físico y manual visitando cada lugar y contabilizando cada activo (PCs, impresoras, activos de red, etc), sus configuraciones y software instalado. En general esta información se almacena en múltiples lugares (planillas, mesa de ayuda, bases de datos en distintas áreas), generando un entorno propenso a los errores, las duplicidades, de baja escalabilidad y de muy compleja capacidad de reporte.

Automatizar esto elimina el costo del recurso humano asociado en las actividades manuales mediante la identificación y mantenimiento automatizado y programado de los activos y mejorando sustancialmente el tiempo y oportunidad de los reportes y su utilización efectiva.

Reducir Costos de Mesas de Ayuda

Gartner Research calcula que hasta el 50% del tiempo empleado en una llamada de asistencia técnica está asociado con la determinación de la configuración de la PC del usuario. Esto ocurre cuando el personal de la mesa de ayuda no tiene acceso inmediato a esta información y está obligado a guiar a los llamadores a través de una serie de pasos para obtenerla.
Además, tener equipos de escritorio no estándar dentro de una organización puede ser costoso, ya que el personal de soporte necesita familiarizarse con múltiples versiones de una aplicación en particular o aprender software de diferentes editores que cumplan el mismo propósito general. Otros costos del servicio de asistencia técnica incluyen los problemas relacionados con el soporte de aplicaciones no autorizadas (como programas de chat o P2P) que pueden introducir problemas de seguridad o de rendimiento de la máquina; Los costos de solución de problemas y resolución de estos problemas podrían eliminarse si no se instalaban y / o se lanzaban las aplicaciones en primer lugar.

Cualquier programa IT / SAM debe incluir una herramienta que permita al personal de help-desk obtener visibilidad inmediata en los escritorios de los usuarios individuales para ver sus configuraciones de hardware específicas, como espacio en disco no utilizado, RAM, velocidad del procesador y la existencia de tarjetas / controladores de video así como parches o software que podría afectar el rendimiento del PC o causar otros problemas al usuario final.

Una herramienta de TI / SAM debe proporcionar una visión detallada del software y las versiones instaladas en los escritorios, por lo que se pueden tomar decisiones sobre si la estandarización ahorrará dinero, incluso si significa actualizar algunos usuarios a una versión más reciente o comprar un nuevo software para crear una Ambiente entre todos los empleados. Los administradores de TI también deben tener la capacidad de limitar el lanzamiento de ciertos tipos de aplicaciones que podrían potencialmente introducir virus, espías u otras amenazas de seguridad. En conjunto, estas medidas pueden reducir significativamente el tiempo promedio de las llamadas de apoyo, así como los costos de apoyo relacionados con problemas prevenibles.

Minimizar costos ocultos relacionados a freeware/shareware y cuantificar certeramente costos asociados a software Open-Source 

Las organizaciones no sólo pueden reconocer los ahorros relacionados con software legítimamente licenciado, sino que también pueden minimizar los costosos riesgos asociados con el software que se clasifica como freeware o shareware, incluyendo en esta categoría los que se licencian bajo modalidad de código abierto. La mayoría de las organizaciones no tienen en cuenta estos costos debido a la falta de información sobre el uso de dichos programas por parte de los empleados. Sin embargo, en muchas organizaciones, cuando se les proporcionan los medios se dan cuenta de que la productividad del negocio está siendo amortiguada o disminuida por el uso de programas de chat, juegos y aplicaciones P2P o de streaming entre los empleados. Claro que en esta última categoría la tendencia es cada vez más abierta culturalmente, no se puede soslayar el impacto de las mismas cuando no son autorizadas.
Los riesgos de seguridad también pueden ser introducidos a través de la descarga no intencional de ejecutables que transportan virus o spyware, ya que a menudo es difícil determinar si los empleados tienen el software antivirus o parches de seguridad instalados en sus máquinas. Además, muchas compañías han descubierto que la descarga y el uso compartido de archivos grandes, como MP3, puede afectar negativamente los recursos del servidor y el rendimiento de la red. Por último, debido a que las empresas pueden ser responsables de las actividades de sus empleados, el uso de programas de chat sin supervisión para intercambiar datos confidenciales puede exponer a las compañías en las industrias reguladas (tales como las de energía, atención médica, finanzas, derecho o gobierno) a una responsabilidad significativa.

Un programa de TI / SAM le ayudará a limitar estos costos y riesgos si incluye una herramienta que le permite descubrir hasta qué punto se utilizan aplicaciones no autorizadas dentro de su organización, para permitir bloquear el uso de aplicaciones que considere una amenaza. Una buena herramienta también le indicará si alguno de sus usuarios no ha podido instalar un programa de seguridad o parche requerido para que pueda tomar medidas correctivas solucionando tales vulnerabilidades.

Eliminar o re-asignar software sub-utilizado

Según Gartner Research, el 41,9% de las licencias de CRM adquiridas en todo el mundo no se usan, sólo un ejemplo de cómo las compañías a menudo invierten fuertemente en software que no se utiliza o, quizás más comúnmente, se sub-utiliza. Las empresas frecuentemente compran licencias de software para todos en la organización porque están preocupadas por el cumplimiento o, más probablemente, porque no tienen una idea de las aplicaciones que realmente se están utilizando o que se utilizan lo suficiente para justificar la propiedad de las mismas.
Esto significa que gran parte del software comprado no se utiliza, un gran desperdicio de dinero. Las empresas también están pagando por el mantenimiento de los proveedores de software -sin mencionar el servicio de soporte técnico interno- por las licencias no utilizadas y sub-utilizadas, lo que aumenta aún más el costo de propiedad.

Un plan efectivo de TI / SAM debe incluir una herramienta que recolecte e informe sobre el uso del software, permitiendo a las organizaciones determinar qué licencias están siendo utilizadas, por quién y con qué frecuencia. Esta información permite a los departamentos de TI y de compras prever con mayor precisión las necesidades de software, seleccionar un plan de licencias que coincida con los patrones de uso reales y determinar a quién se deben asignar las mismas.
Del mismo modo, si algunas licencias están siendo sub-utilizadas, pueden ser re-asignadas a individuos que tienen más probabilidades de usarlas sin incurrir en mayores costos.

 

Evitar riesgos de licenciamiento no homologado y penalidades/multas

Gartner Research registró que aproximadamente el 70% de las medianas y grandes empresas se someten regular o eventualmente a una auditoría de software externa. Esto representa una preocupación por el resultado de dichas auditorías debido a su falta de conocimiento acerca de la brecha entre la cantidad de software que se ha instalado en los equipos del usuario y cuántas licencias reales se han comprado. Además, si las empresas no pueden proporcionar información que corrobore sus acuerdos de licencia cuando un proveedor de software hace una solicitud ad-hoc, el riesgo de una auditoría formal aumenta significativamente.

Aunque los costos de una auditoría pueden ser difíciles de cuantificar, los costos de ser descubiertos fuera de cumplimiento pueden ser altos: el doble del costo al por menor de las licencias regulares necesarias para recuperar el cumplimiento y altas penalidades por estar en infracción. Adicionalmente hay costos “blandos” que son difíciles de cuantificar, pero que pueden ser particularmente perjudiciales, como la interrupción de las operaciones comerciales diarias y el impacto público negativo tanto de manera externa a la organización como en los mismos empleados.

Una herramienta de TI / SAM debe ser capaz de conciliar el número de licencias instaladas y/o en uso (el caso de licenciamiento concurrente) en toda la organización con los datos reales de compra, de modo que las empresas puedan hacer frente a cualquier escritorio que esté fuera de servicio.

La herramienta debe darle la capacidad de bloquear el lanzamiento de aplicaciones sin licencia para evitar futuros riesgos de incumplimiento. Además, si tiene alguna aplicación licenciada simultáneamente, debería considerar una herramienta que le ayude a garantizar que el número de aplicaciones que se ejecutan en un momento dado no exceda el número de licencias concurrentes que posee. En conjunto, estas capacidades le darán más confianza en su capacidad de demostrar el cumplimiento de la licencia de software en caso de una auditoría.

Todo esto puede llevarse a cabo con reportes automáticos, alertas y acciones programadas.

Inversion requerida para implementar una herramienta de Gestión de Activos de TI

Ahora que se han discutido los ahorros asociados con una herramienta de TI / SAM, se debe identificar las inversiones duras en dinero y recursos que su empresa debe realizar para implementar la herramienta con éxito.

Compra inicial del producto

Para reconocer ahorros significativos de un programa IT / SAM, es necesario comprar una herramienta que provea funcionalidad que incluya o permita atender el inventario de hardware y software, la conciliación de datos de inventario con datos de compra, el uso de software, la medición y control de aplicaciones e informes robustos e integrales. Las herramientas de TI / SAM generalmente se otorgan con licencia por puesto basado en el número de escritorios (en la red o remoto) en su organización. También debe considerar el crecimiento futuro de su organización y la consiguiente adición de más escritorios a su red, así como las tarifas de mantenimiento en curso.

Administración y gestión de los procesos post-implementación

También debe tener en cuenta los recursos necesarios para administrar y mantener la herramienta de IT / SAM y administrar sus procesos asociados a lo largo del tiempo. Esto implica evaluar periódicamente la información que se recopila, así como la eficacia del proceso en términos de lograr los objetivos del programa.

Implementación de la herramienta y los procesos

Como cualquier administrador de TI es consciente, hay costos inevitables asociados con el aprendizaje, implementación y mantenimiento de cualquier herramienta dentro de la infraestructura de una organización. Y con demasiada frecuencia se implementan soluciones tecnológicas sin considerar los procesos necesarios para soportar la herramienta y permitir que las decisiones empresariales se gestionen.

Para aprovechar al máximo la inversión, es necesario establecer un conjunto de objetivos y procesos alrededor de IT / SAM que aborden los siguientes tipos de preguntas:

  • ¿Qué datos específicos deben ser recogidos por la herramienta -y con qué frecuencia- para tomar decisiones clave?
  • ¿Utiliza la herramienta tecnologías estándar de la industria (como SQL Server, arquitecturas de cliente / servidor o de servicios web, WMI, etc.)
  • ¿Qué tipo de información se debe poner a disposición de quién?
  • ¿Cuáles son los parámetros para evaluar los resultados?
  • ¿Quién será responsable de varias tareas?
  • ¿Cómo se comunicarán los resultados y recomendaciones clave a los tomadores de decisiones?
  • ¿Posee la plataforma un workflow y/o gestor de procesos que facilite el seguimiento de las políticas establecidas, la obtención de métricas de gestión y la explotación de reportes que permitan tomar decisiones y faciliten el intercambio de información con otras plataformas / areas de la organización?

La inversión necesaria para implementar una herramienta y sus procesos relacionados suele ser en forma de recursos humanos y costos de oportunidad en relación con otras iniciativas dentro de la organización de TI. Sin embargo, dependiendo de las habilidades, las prioridades y la capacidad de su organización de TI, puede haber dinero real involucrado en la contratación de un consultor o proveedor de servicios para ayudar con la implementación de herramientas y / o procesos.

Finalmente: Estimando el ROI

El paso final en la construcción de un caso de negocio para TI y gestión de activos de software es calcular el ROI de su organización. Mientras que la gente suele pensar que el ROI involucra ganancias incrementales como resultado de una inversión particular, en este caso, usaremos ahorros en lugar de ganancias: centavo guardado es centavo ganado.

Para obtener el retorno de la inversión (ROI), sume todos los ahorros discutidos anteriormente, reste la inversión requerida y finalmente divida el resto por el monto total invertido.

ROI = (ahorros – inversión) / inversión

La tabla siguiente, tomada de un ejemplo tipo del año 2007, muestra el cálculo del ROI durante los tres primeros años del programa IT / SAM de una empresa típica utilizando los métodos descriptos anteriormente. En muchas oportunidades se deseará calcular el ROI del valor total de la vida útil, es decir hacia el futuro.
Es importante tener en cuenta que el ROI parece disminuir con los años subsiguientes debido a que las mayores inversiones y ahorros se ven en el año inicial y su capacidad para administrar los activos de TI de su organización mejorará con el tiempo. Por lo tanto, debe comparar los ahorros para cualquier año dado a los ahorros sin el programa en su lugar, en lugar de comparar los ahorros año tras año.

Cabe mencionar que los valores de referencia son simplemente proporcionales para el caso de una empresa de servicios que cae dentro de la categoría mediana.

Conclusión

Las organizaciones tienen mucho que ganar en términos de ahorros de una inversión relativamente pequeña en una herramienta de TI / SAM y los procesos que la apoyan. La información obtenida de una herramienta de primera clase puede ayudar a las empresas con una amplia gama de desafíos, incluyendo el control de los costos de TI, la planificación de nuevas tecnologías

Implementar, gestionar riesgos de seguridad y cumplir con los acuerdos de licencia de software. Si bien el ahorro de costos varía de una organización a otra en función de la situación y las necesidades específicas de cada empresa, una herramienta de TI / SAM es parte integral de cualquier programa de gestión de activos y los costos de implementar una herramienta superan con creces la inversión necesaria.

¿Cómo lo haces con Atlassian?

JIRA Service Desk, integrado con Insight Manager y Discovery de RIADA son una poderosa combinación para implementar y desarrollar soluciones de gestión de activos de software. Conectar además Confluence y crear una base de conocimiento para acelerar los procesos de soporte y autoservicio de los usuarios finales mejora el retorno de la inversión y da más libertad a los equipos de IT para enfocarse en los verdaderos problemas de la gestión de procesos, productividad e innovación.

BHP Global es Partner de ambos y añade servicios especializados para la implementación, adaptación e integración de estos productos en los ambientes operativos de cada organización.

Solicitanos más información en http://www.jirando.com/es/#hablemos 

 

Fuentes: RIADA, Atlassian, Gartner Research, SEIR Repositorio del Instituto de Ingeniería de Software de Carnegie Mellon University, Express Metrics, G2Crowd.com.   

 

0 comentarios

Dejar un comentario

¿Quieres unirte a la conversación?
Siéntete libre de contribuir

Deja un comentario